Onboarding - Chìa khóa vàng dẫn dắt nhân viên mới đến thành công

1. Onboarding là gì?

Onboarding dịch nôm na là nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí và công việc mới, trên cả phương diện chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp.

Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được học kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để phục vụ cho quá trình tác nghiệp sau này. Họ hòa nhập càng nhanh thì kết quả công việc càng tốt, dễ dàng đóng góp thành tựu cho doanh nghiệp hơn.

Làm thế nào để Onboarding thành công?

Onboarding không phải là sự kiện chỉ diễn ra vào ngày đầu tiên nhân viên của bạn đến làm tại công ty, nó là một quá trình liên tục bắt đầu từ thời điểm ứng viên chấp nhận lời mời làm việc từ doanh nghiệp. Tức là cuộc chiến giành nhân tài của bạn đã thành công. 

Nếu bạn muốn chắc chắn nhân viên mới sẽ xuất hiện đúng hẹn, bạn cần cho họ biết những thế mạnh của doanh nghiệp mình, những cơ hội trong công việc mà họ có thể đạt được trong tương lai. Nếu phớt lờ những việc này, đừng ngạc nhiên nếu họ gọi lại cho bạn để cho biết họ đã chấp nhận một lời mời tốt hơn từ các doanh nghiệp khác.

Nếu bạn hành động đúng, quá trình Onboarding của doanh nghiệp bạn sẽ tạo tiền đề mạnh mẽ cho cả việc thuê và giữ nhân viên.

Ai chịu trách nhiệm cho quá trình Onboarding

Mặc dù hầu như việc liên kết và Onboarding là việc của phòng nhân sự, nhưng Onboarding không phải là trách nhiệm của mình HR.Nó là sự nỗ lực phối hợp của các phòng nhân sự và các phòng ban khác trong công ty. Cấp trên trực tiếp của nhân viên mới đóng vai trò quan trọng và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đồng nghiệp trong phòng, thậm chí CEO cũng không ngoại lệ.

Thông thường người được chỉ định điều phối quá trình Onboarding đến từ phòng nhân sự, đảm nhận quá trình diều phối và giao nhiệm vụ cho các thành viên với các vai trò khác nhau. Để quá trình Onboarding suôn sẻ và trơn chu, bạn nên đặt thời hạn hoàn thanh cho từng nhiệm vụ.

Thực hành tốt nhất là có một người được chỉ định làm điều phối viên của quá trình lên tàu của bạn. Thông thường, người này là một người từ phòng nhân sự của bạn. Người này đảm nhận vai trò điều phối viên trên tàu và giao nhiệm vụ cho tất cả những người khác trong các vai trò khác nhau.

2. Thời gian biểu để quá trình Onboarding cho nhân viên mới thành công

Quá trình Onboarding gồm 6 giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Pre-boarding

Giai đoạn này diễn ra trước khi nhân viên mới chính thức đi làm. 

Bước 1: Gửi email cho nhân viên mới

Gửi email cho nhân viên mới của bạn trước ngày bắt đầu của họ phục vụ 2 mục tiêu chính:

- Giữ cho họ tham gia và vui mừng về việc gia nhập công ty của bạn.

- Cung cấp thông tin cần thiết về những gì mong đợi trong ngày đầu tiên đi làm của họ.

Một email chào mừng cho nhân viên mới của bạn nên bao gồm:

- Lời chào nồng nhiệt

- Thông tin ngày bắt đầu đi làm (Ngày, giờ, địa điểm)

- Phác thảo nội dung công việc ngày đầu tiên

- Tài liệu cần mang theo (nếu có)

- Hướng dẫn về cách thức nơi đến (ví dụ: tuyến đường tốt nhất, bãi đậu xe, v.v.)

- Trang phục phù hợp

- Người liên hệ

Bạn cũng có thể đính kèm tài liệu hoặc liên kết đến:

- Hồ sơ nhân sự ứng viên cần chuẩn bị

- Sổ tay dành cho nhân viên

- File giới thiệu sơ lược về công ty, sản phẩm và dịch vụ, nhân viên và văn hóa công ty.

Bước 2: Gửi email cho các nhân viên hiện tại của doanh nghiệp

Đừng quên gửi email cho các nhân viên hiện tại của doanh nghiệp để tất cả mọi người được biết sẽ có thành viên mới gia nhập công ty.

Email ngắn gọn với các nội dung cơ bản sau:

- Tiêu đều gồm gửi: Chức danh người nhận thư；Phòng ban/bộ phận

- Thời gian và địa điểm nhân viên mới bắt đầu đi làm

- Giới thiệu sơ lược về nhân viên mới (tên, tuổi, kinh nghiệm làm việc, giáo dục, sở thích, v.v.).

Bước 3: Chuẩn bị các thiết bị làm việc cho nhân viên mới

Trước ngày nhân viên mới bắt đầu đi làm, sẽ có rất nhiều việc cần chuẩn bị, như:

- Chuẩn bị các thiết bị làm việc như: Bàn, ghế, tủ, máy tính...

- Cài đặt các phần mềm cần thiết trên máy tính nhân viên mới

- Chuẩn bị tài liệu, biểu mẫu nhân sự có liên quan

- Tạo thêm một tài khoản email doanh nghiệp dành cho nhân viên mới và các tài khoản cần thiết khác ( nếu cần).

• Giai đoạn 2: Ngày đầu tiên

 Ngày đầu tiên đi làm là sự kiện quan trọng đối với mỗi nhân viên, vì vậy nếu không muốn bỏ lỡ một nhân sự xuất sắc, doanh nghiệp nên tạo ấn tượng đầu tiên tốt nhất cho nhân viên.

Bước 1: Cà phê chào mừng

Điều đầu tiên nên làm là cà phê chào mừng! ☕ ?

- Sắp xếp cho ai đó gặp và chào nhân viên mới khi họ đến

- Tổ chức một buổi họp mặt văn phòng cà phê buổi sáng để chào đón nhân viên mới.

Bước 2: Tham quan văn phòng

- Đưa nhân viên mới đi thăm toàn bộ văn phòng

- Giới thiệu với họ khu vực nhà bếp, phòng hội nghị, phòng vệ sinh, ban công...

- Giới thiệu nhân viên mới với các thành viên công ty.

Bước 3: Bàn giao trang thiết bị làm việc cho nhân viên mới

- Cung cấp cho nhân viên mới trang thiết bị làm việc

- Cung cấp thẻ nhân viên, thẻ đậu xe, thẻ thang máy....

- Cung cấp hướng dẫn sử dụng CNTT và các thiết bị văn phòng khác (như máy in, máy chiếu, v.v.).

Bước 4: Tài liệu nhân sự (giấy tờ)

Giới thiệu nhân viên mới với đội ngũ HR của doanh nghiệp

- Trao đổi về lương thưởng, thời gian trả lương, quyền và nghĩa vụ của nhân viên

- Chính sách và quy định làm việc (như giờ làm, giờ về, quy định về nghỉ phép, làm thêm giờ).....

- Quy tắc ứng xử và văn hóa doanh nghiệp

- Điền và ký vào các giấy tờ cần thiết như hợp đồng, quy định làm việc

- Yêu cầu nhân viên mới bổ sung đầy đủ giấy tờ theo quy định quản lý nhân sự của công ty.

Bước 4: Gặp gỡ CEO 

Cuộc gặp gỡ với CEO sẽ giúp nhân viên mới có thể hiểu rõ lịch sử thình thành, sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty. Mục tiêu của công, nhiệm vụ các phòng ban để nhân viên mới dễ dàng hòa nhập.

Bước 5: Gặp gỡ quản lý trực tiếp, người sẽ:

- Giải thích sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp (phòng, ban, bộ phận/nhóm)

- Giải thích trách nhiệm và lĩnh vực nhân viên mới phụ trách

- Giải thích mục tiêu, kỳ vọng, kế hoạch phát triển nghề nghiệp và các tiêu chí thăng tiến với nhân viên.

- Xây dựng KPI, kế hoạch công việc, OKRs...cho nhân viên.

• Giai đoạn 3: Tuần đầu tiên

Trong tuần đầu tiên làm việc, nhân viên mới sẽ cần sự hỗ trợ của bạn để tìm hiểu tất cả những điều về vai trò mới của họ và văn hóa doanh nghiệp. Bạn nên:

- Kiểm tra với nhân viên mới của bạn mỗi ngày, lên lịch họp định kỳ (họp phòng, nhóm và gặp riêng nhân viên)

• Giai đoạn 4: Tháng đầu tiên

Hãy giúp nhân viên mới hòa nhập với công việc, phát triển, học tập, xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp.

- Cung cấp cho nhân viên mới những phản hồi, đánh giá của cấp trên về hiệu quả công việc của họ.

- Tổ chức và sắp xếp các khóa đào tạo liên quan

- Tổ chức các hoạt động xã hội và các cuộc tụ họp (bữa trưa nhóm, thời gian cà phê, đồ uống, v.v.).

• Giai đoạn 5: 3 tháng đầu

Gần như nhân viên mới của bạn bây giờ nên bắt đầu làm việc độc lập và thích nghi với văn hóa công ty của bạn. Tuy nhiên, hãy để mắt đến họ và:

- Yêu cầu nhân viên mới cung cấp cảm nhận về quá trình làm việc của công ty.

- Cung cấp cho nhân viên mới những phản hồi, đánh giá của cấp trên về hiệu quả công việc của họ.

- Tổ chức và sắp xếp các khóa đào tạo liên quan

- Tổ chức các hoạt động xã hội và các cuộc tụ họp (bữa trưa nhóm, thời gian cà phê, đồ uống, v.v.).

• Giai đoạn 6: Tháng 6

Là thời điểm để đánh giá nhân viên mới xem liệu đó có phải là mảnh ghép lâu dài cho doanh nghiệp. Nếu nhân viên tiếp tục gắn bó hãy tiếp tục cân nhắc họ lên các vị trí mới bằng cách thảo luận lộ trình tiếp theo.

TopG Việt Nam